Gestionnaire de paie / Cabinet de paie — vocabulaire professionnel

Affiliation

Inscription d'un salarié auprès d'un organisme de mutuelle, de prévoyance ou de retraite. Elle permet à l'organisme d'ouvrir les garanties et d'identifier les cotisations reçues.

Arrêté d'extension

Décision administrative qui rend un accord de branche obligatoire pour toutes les entreprises entrant dans son champ, même si elles n'appartiennent pas aux organisations qui l'ont signé.

Assiette de cotisation

Montant sur lequel une cotisation sociale est calculée. Selon la cotisation, cette base peut correspondre à tout le salaire brut ou seulement à une partie de celui-ci.

Attestation employeur

Document transmis à France Travail pour permettre l'étude des droits à l'allocation chômage. Ses montants et motifs doivent correspondre aux données de paie et de fin de contrat.

Avenant conventionnel

Texte qui modifie ou complète une convention collective, par exemple pour actualiser une grille de salaires. Le gestionnaire de paie vérifie sa date d'application avant de modifier les paies.

Bulletin rectificatif

Bulletin recalculé pour corriger une erreur ou intégrer une information tardive. La correction peut aussi nécessiter une modification des déclarations sociales.

Certificat de travail

Document remis à la fin du contrat qui confirme les dates d'emploi et la nature des fonctions exercées. Il permet au salarié de justifier son expérience professionnelle.

Classification conventionnelle

Position attribuée au salarié selon son emploi, ses responsabilités et ses compétences, conformément à la convention collective. Elle sert notamment à déterminer le salaire minimal applicable.

Clause de non-concurrence

Clause qui limite certaines activités professionnelles du salarié après la fin du contrat. Pour être valable, elle doit être précisément encadrée et prévoir une compensation financière.

Coefficient hiérarchique

Indice associé au niveau du salarié dans certaines conventions collectives. Il permet de retrouver sa place dans la grille de rémunération et le minimum salarial correspondant.

Compte rendu métier

Retour informatique produit par un organisme après le dépôt d'une déclaration. Il indique si les données ont été acceptées, rejetées ou doivent être corrigées.

Convention collective

Texte propre à une branche professionnelle qui complète les règles générales du travail. Il peut fixer des salaires minimaux, des primes, des congés ou des préavis plus favorables.

Cotisation agrégée

Montant global déclaré pour l'établissement auprès d'un organisme, par type de cotisation. Il doit rester cohérent avec le détail déclaré pour chaque salarié.

Date de clôture

Date limite fixée pour transmettre les informations du mois avant la production des bulletins. Une donnée reçue après cette date est généralement reportée ou traitée par une correction.

Date de sortie

Dernier jour du contrat enregistré en paie et déclaré aux organismes sociaux. Elle détermine la période du dernier bulletin et le déclenchement des formalités de fin de contrat.

Délai de carence

Période située au début de certaines absences pendant laquelle aucune indemnisation n'est versée par l'organisme concerné. Des règles conventionnelles peuvent toutefois prévoir un maintien de salaire.

Dispense d'adhésion

Cas autorisé dans lequel un salarié peut ne pas rejoindre la complémentaire santé collective. La demande doit être justifiée et conservée par l'employeur.

DSN mensuelle

Fichier envoyé chaque mois à partir des données de paie. Il transmet aux organismes sociaux les salaires, cotisations, contrats et situations des salariés.

Échantillonnage

Sélection de bulletins ou de dossiers représentatifs pour effectuer des contrôles détaillés sans examiner chaque paie. L'échantillon cible généralement les situations les plus risquées ou les plus complexes.

Forfait en jours

Organisation du temps de travail comptée en jours travaillés sur l'année plutôt qu'en heures. Elle ne peut concerner que certains salariés disposant d'une autonomie suffisante et exige un suivi réel de leur charge de travail.

Grille conventionnelle

Tableau qui associe les niveaux, classifications ou coefficients à des salaires minimaux. Elle sert à contrôler que chaque salarié est rémunéré au bon niveau.

Indemnité compensatrice de congé payé

Somme versée pour les congés acquis que le salarié n'a pas pu prendre avant son départ. Elle est calculée selon les droits restant à la date de fin du contrat.

Indemnité compensatrice de préavis

Somme due lorsque le salarié ne travaille pas un préavis qui devait néanmoins lui être payé. Elle correspond à la rémunération qu'il aurait normalement perçue pendant cette période.

Indemnité de congé payé

Rémunération versée pendant un congé payé. Le gestionnaire compare les méthodes de calcul prévues et retient celle qui donne le résultat le plus favorable au salarié.

Indemnité journalière

Somme versée par l'Assurance maladie pour compenser une partie de la perte de salaire pendant certains arrêts. Elle est versée au salarié ou à l'employeur lorsque celui-ci maintient le salaire.

Indemnité légale de licenciement

Montant minimal dû à certains salariés licenciés, calculé notamment à partir de leur ancienneté et d'un salaire de référence. La convention collective ou le contrat peut prévoir un montant plus favorable.

Livre de paie

État récapitulatif regroupant les données principales de tous les bulletins d'une période. Il sert à contrôler les salaires, les cotisations et les totaux enregistrés en comptabilité.

Maintien de salaire

Versement de tout ou partie du salaire pendant une absence, notamment en cas de maladie. Le montant dépend de la loi, de la convention collective et parfois des garanties de prévoyance.

Mandat déclaratif

Autorisation donnée au cabinet pour déposer certaines déclarations au nom de l'entreprise. L'entreprise reste toutefois responsable de l'exactitude des informations qu'elle transmet.

Minimum conventionnel

Salaire minimal prévu par la convention collective pour une classification donnée. L'employeur doit comparer ce montant au minimum légal et appliquer le plus favorable au salarié.

Montant net social

Revenu calculé selon des règles communes pour les demandes de prestations sociales, notamment la prime d'activité et le RSA. Il figure directement sur le bulletin de paie.

Net imposable

Montant transmis à l'administration fiscale pour calculer l'impôt sur le revenu. Il peut être supérieur au net réellement versé, car certaines sommes déduites du salaire restent imposables.

Part patronale

Fraction d'une cotisation financée par l'employeur. Elle apparaît sur le bulletin et peut, selon sa nature, avoir des conséquences sur les cotisations ou le revenu imposable.

Période d'essai

Période de début de contrat pendant laquelle l'employeur et le salarié peuvent rompre plus simplement leur relation de travail. Sa durée et son éventuel renouvellement doivent respecter le contrat et les règles applicables.

Portabilité des garanties

Maintien temporaire et gratuit de certaines garanties de santé et de prévoyance après la fin du contrat, lorsque les conditions sont remplies. Sa durée dépend notamment de celle du dernier emploi.

Préavis

Période comprise entre l'annonce de la rupture et la fin effective du contrat. Selon la situation, elle est travaillée, dispensée et payée, ou non due.

Prélèvement à la source

Impôt sur le revenu retenu directement sur le salaire à partir du taux envoyé par l'administration fiscale. L'employeur applique ce taux, mais ne le choisit pas.

Prévoyance collective

Contrat qui complète les prestations de base en cas d'incapacité de travail, d'invalidité ou de décès. Les garanties et leur financement varient selon le contrat et la catégorie de salariés.

Rappel de salaire

Somme versée pour corriger une rémunération insuffisante sur une période passée. Le rappel peut également modifier les cotisations et les déclarations sociales correspondantes.

Rapprochement comptable

Comparaison entre les totaux issus de la paie, les sommes déclarées, les paiements effectués et les écritures comptables. L'objectif est d'identifier les montants manquants, doublés ou incohérents.

Régularisation DSN

Correction intégrée dans une déclaration ultérieure lorsqu'une donnée déjà transmise était erronée. Elle ajuste les bases, les cotisations ou les informations individuelles concernées.

Régularisation progressive

Méthode qui recalcule chaque mois certaines cotisations à partir des rémunérations cumulées depuis le début de l'année. Elle corrige automatiquement les écarts lorsque le salaire varie.

Reprise de dossier

Transfert au nouveau prestataire des données nécessaires pour poursuivre la paie : salariés, cumuls annuels, absences, organismes et paramétrages. Une reprise incomplète peut fausser les calculs suivants.

Rupture conventionnelle

Fin d'un contrat à durée indéterminée décidée d'un commun accord entre l'employeur et le salarié. Elle suit une procédure précise et doit être validée par l'administration.

Salaire brut

Rémunération calculée avant la déduction des cotisations salariales et de l'impôt sur le revenu. Elle comprend notamment le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes et certains avantages.

Salaire de référence

Salaire moyen retenu comme base pour calculer certaines indemnités de rupture. Plusieurs périodes de calcul peuvent devoir être comparées afin de retenir le résultat applicable.

Signalement d'événement

Déclaration transmise sans attendre la prochaine déclaration mensuelle pour informer d'un arrêt de travail, d'une reprise anticipée ou d'une fin de contrat. Elle permet aux organismes de traiter plus rapidement les droits du salarié.

Solde de tout compte

Récapitulatif des sommes versées au salarié à la fin de son contrat : dernier salaire, primes, congés restants et éventuelles indemnités de rupture. Il accompagne les autres documents de fin de contrat.

Subrogation

Mécanisme par lequel l'employeur perçoit les indemnités journalières à la place du salarié lorsqu'il maintient sa rémunération. Ces sommes viennent compenser une partie de ce que l'employeur avance.

Variable de paie

Information qui change d'un mois à l'autre et modifie le bulletin : absence, prime, heure supplémentaire, commission ou avantage. L'entreprise doit la transmettre au cabinet avant la clôture.