Conseil qualité / RSE / RGPD — vocabulaire professionnel

Action corrective

Mesure prise après un problème pour en supprimer la cause et empêcher qu’il se reproduise, au-delà de la simple réparation immédiate.

Activité de traitement

Ensemble d’opérations poursuivant un même objectif avec des données personnelles, par exemple gérer la paie, prospecter des clients ou contrôler les accès.

Analyse d’impact

Étude détaillée des risques qu’un traitement sensible ou massif fait peser sur les personnes, suivie des mesures prévues pour réduire ces risques.

Audit à blanc

Simulation complète de l’audit de certification destinée à repérer les faiblesses avant le passage de l’organisme certificateur.

Audit de certification

Évaluation formelle menée par un organisme indépendant pour décider si le système de l’entreprise respecte le référentiel visé.

Audit interne

Examen réalisé avant l’audit de certification pour vérifier, preuves à l’appui, que les pratiques de l’entreprise respectent les exigences choisies.

Base légale

Fondement qui autorise chaque utilisation de données personnelles, par exemple un contrat, une obligation légale, le consentement ou un intérêt légitime justifié.

Cartographie des processus

Représentation des grandes activités de l’entreprise et de leurs interactions, depuis la demande du client jusqu’à la livraison et au suivi.

CSRD

Réglementation européenne qui impose à certaines entreprises de publier des informations structurées sur leurs effets, leurs risques et leurs résultats environnementaux, sociaux et de gouvernance.

Délégué à la protection des données

Interlocuteur indépendant qui conseille l’entreprise sur le RGPD, contrôle les pratiques et facilite les échanges avec les personnes concernées et l’autorité de contrôle.

Désignation auprès de la CNIL

Déclaration officielle identifiant le délégué à la protection des données et ses coordonnées auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Destinataire des données

Personne, service ou organisme autorisé à recevoir les données dans le cadre du traitement.

Diagnostic RSE

État des lieux des pratiques environnementales, sociales et de gouvernance de l’entreprise, comparées à ses risques et à ses engagements.

Double matérialité

Analyse menée dans deux sens : les conséquences de l’entreprise sur la société et l’environnement, puis les conséquences des enjeux durables sur sa situation financière.

Droit d’accès

Droit permettant à une personne de savoir quelles données l’entreprise détient sur elle et d’en recevoir une copie compréhensible.

Durée de conservation

Période pendant laquelle une donnée reste disponible avant d’être supprimée, anonymisée ou placée dans une archive soumise à des accès restreints.

Écart de conformité

Différence constatée entre une exigence du référentiel et la pratique réelle de l’entreprise. Chaque écart doit être corrigé et suivi jusqu’à sa clôture.

Facteur d’émission

Coefficient utilisé pour convertir une donnée d’activité, comme des litres de carburant ou des euros d’achat, en quantité de gaz à effet de serre.

Feuille de route RSE

Programme d’actions assorti d’objectifs, de responsables, d’échéances et d’indicateurs permettant de piloter la stratégie dans le temps.

Indépendance du DPO

Principe selon lequel le délégué doit pouvoir signaler les risques sans recevoir d’instruction sur ses conclusions et sans décider lui-même des traitements qu’il contrôle.

Indicateur ESG

Mesure chiffrée utilisée pour suivre un enjeu environnemental, social ou de gouvernance, comme les émissions, les accidents ou la représentation des femmes dans l’encadrement.

Matrice de matérialité

Classement des sujets RSE selon leur importance pour l’entreprise et ses parties prenantes. Il sert à concentrer les moyens sur les enjeux réellement prioritaires.

Minimisation des données

Principe consistant à ne collecter que les informations réellement nécessaires à un objectif précis, puis à éviter leur conservation sans utilité.

Norme ESRS

Règle européenne qui précise les informations et indicateurs à publier dans le rapport de durabilité, selon les sujets jugés importants.

Partie prenante

Personne ou organisation affectée par l’activité de l’entreprise ou capable de l’influencer : salarié, client, fournisseur, riverain, financeur ou autorité.

Périmètre d’émission

Limite retenue pour le calcul : sites, filiales, activités et catégories d’émissions incluses. Elle détermine ce que le bilan mesure réellement.

Piste d’audit

Ensemble des sources, calculs, validations et responsables permettant de retrouver l’origine de chaque chiffre publié et d’en vérifier la fiabilité.

Plan d’action

Tableau qui transforme chaque écart en mesure concrète avec un responsable, une échéance et une preuve de réalisation.

Plan de contrôle

Calendrier des vérifications menées par le délégué sur les traitements, les contrats, la sécurité, les demandes de droits et les incidents.

Preuve objective

Document, enregistrement ou observation démontrant qu’une règle est réellement appliquée : compte rendu, contrôle signé, mesure ou historique d’action.

Procédure

Document qui fixe qui fait quoi, quand et avec quels contrôles pour qu’une activité soit exécutée de façon maîtrisée.

Rapport de durabilité

Partie du rapport de gestion qui présente les politiques, actions, objectifs, risques et indicateurs de l’entreprise sur les sujets environnementaux, sociaux et de gouvernance.

Référentiel ISO

Ensemble d’exigences servant de cadre à l’organisation. ISO 9001 concerne la qualité, ISO 14001 l’environnement et ISO 45001 la santé et la sécurité au travail.

Responsable de traitement

Organisation qui décide pourquoi des données personnelles sont utilisées et comment le traitement est organisé.

Revue de direction

Réunion périodique au cours de laquelle la direction examine les résultats, les risques, les écarts et les ressources nécessaires pour décider des améliorations.

Revue documentaire

Vérification des procédures, registres et autres documents exigés afin de contrôler leur cohérence avec les pratiques réelles.

Scope 1

Émissions directes provenant de sources contrôlées par l’entreprise, comme une chaudière, un four ou un véhicule détenu.

Scope 2

Émissions indirectes liées à la production de l’électricité, de la chaleur ou du froid achetés et consommés par l’entreprise.

Scope 3

Autres émissions indirectes de la chaîne de valeur, par exemple les achats, le transport, les déplacements, l’usage des produits ou leur fin de vie.

Sous-traitant RGPD

Prestataire qui traite des données personnelles pour le compte de son client et selon ses instructions, comme un hébergeur ou un gestionnaire de paie.

Système intégré QSE

Organisation commune qui regroupe le pilotage de la qualité, de la sécurité et de l’environnement afin d’éviter des procédures et des contrôles séparés.

Transfert hors UE

Envoi ou accès à des données personnelles depuis un pays situé hors de l’Union européenne et de l’Espace économique européen, y compris via certains fournisseurs informatiques.