Domiciliation d'entreprise — vocabulaire professionnel

Annonce légale

Un avis publié dans un journal habilité, obligatoire pour informer officiellement les tiers de la création ou d'un changement important concernant l'entreprise.

Archivage électronique

La conservation organisée des courriers numérisés pendant une durée donnée, avec la possibilité de les retrouver facilement par mot-clé ou par date.

Boîte aux lettres nominative

Un casier physique portant le nom de l'entreprise dans les locaux du domiciliataire, où le courrier est trié avant d'être traité ou réexpédié.

Bureau en coworking

Un poste de travail partagé, loué à l'heure, à la journée ou au mois dans un espace commun, sans engagement de longue durée.

Coffre-fort numérique

Un espace de stockage en ligne sécurisé et horodaté où les documents importants (Kbis, factures, courriers) sont archivés durablement avec une valeur de preuve.

Contrat de domiciliation

L'accord signé avec le domiciliataire qui autorise l'entreprise à utiliser son adresse comme siège social, pour une durée définie et renouvelable.

Domiciliataire agréé

L'entreprise qui loue l'usage de son adresse à d'autres sociétés ; elle doit être agréée par la préfecture pour pouvoir exercer cette activité légalement.

Domiciliation vs bail commercial

La domiciliation ne donne aucun droit d'occuper réellement les locaux pour y travailler au quotidien : pour y installer une activité, il faut un vrai bail ou un contrat de location d'espace de travail.

Formalités d'immatriculation

L'ensemble des démarches administratives nécessaires pour faire exister légalement une entreprise : dépôt des statuts, publication d'une annonce légale, inscription au registre du commerce.

Guichet unique

La plateforme en ligne officielle par laquelle doivent obligatoirement passer toutes les formalités de création, de modification ou de fermeture d'une entreprise.

Justificatif de domiciliation

Le document remis par le domiciliataire, à joindre au dossier d'immatriculation, qui prouve que l'entreprise a le droit d'utiliser cette adresse comme siège.

Kbis

Le document officiel qui prouve qu'une entreprise existe légalement, avec son adresse, son dirigeant et son numéro Siren. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et fait office de carte d'identité de l'entreprise.

Location à l'heure

La possibilité de réserver un bureau ou une salle seulement pour la durée nécessaire, facturée au temps réel d'utilisation plutôt qu'au mois entier.

Mise à disposition

Le courrier est conservé sur place par le domiciliataire et c'est l'entreprise elle-même qui vient le récupérer, plutôt que de le faire réexpédier.

Numérisation du courrier

Chaque courrier reçu est scanné puis déposé sur un espace en ligne, consultable depuis un ordinateur ou un smartphone, sans attendre l'arrivée de la version papier.

Portail client

L'espace en ligne sécurisé où l'entreprise consulte son courrier numérisé, suit ses colis et gère son abonnement de domiciliation.

Prise de message

Lorsque l'appel ne peut pas être transféré immédiatement, l'opérateur note la demande de l'appelant et la transmet ensuite par mail ou SMS.

Recommandé avec accusé de réception

Un courrier suivi dont la remise doit être signée. Le domiciliataire doit être présent pour le réceptionner et prévenir l'entreprise, car certains délais légaux démarrent dès sa réception.

Réexpédition du courrier

Le courrier reçu à l'adresse de domiciliation est renvoyé par la poste vers l'adresse réelle de l'entreprise, selon une fréquence choisie à l'avance (chaque semaine, chaque mois...).

Salle de réunion équipée

Un espace réservable ponctuellement pour recevoir des clients ou organiser une réunion, généralement facturé à l'heure ou à la demi-journée.

Script d'accueil

Le texte convenu à l'avance avec l'entreprise que l'opérateur suit pour répondre en son nom : formule de politesse, présentation, questions à poser à l'appelant.

Siège social

L'adresse légale déclarée d'une entreprise, celle qui figure sur ses documents officiels et détermine le tribunal et l'administration fiscale dont elle dépend. Elle peut être différente du lieu réel d'activité.

Standard téléphonique externalisé

Un service qui répond aux appels au nom de l'entreprise, comme si l'interlocuteur était installé dans ses bureaux, sans qu'elle ait à embaucher quelqu'un pour cela.

Statuts de société

Le document juridique fondateur qui fixe les règles de fonctionnement de l'entreprise : objet de l'activité, capital, pouvoirs des dirigeants. Il doit être signé avant l'immatriculation.

Transfert d'appel

L'appel est redirigé directement vers le téléphone du dirigeant ou d'un collaborateur désigné, sans que la personne qui appelle s'en rende compte.