Gestion administrative externalisée — vocabulaire professionnel

Avoir

Document qui annule tout ou partie d'une facture déjà émise, par exemple après un retour, une erreur de prix ou un geste commercial. Il conserve une trace comptable de la correction au lieu de faire disparaître la facture d'origine.

Balance âgée

Tableau qui classe les factures clients encore impayées selon leur ancienneté, par exemple non échues, en retard de moins de 30 jours ou de plus de 90 jours. Il permet de repérer immédiatement les sommes à relancer en priorité.

Besoin en fonds de roulement

Somme que l'entreprise doit financer pendant le décalage entre ses dépenses courantes et l'encaissement de ses ventes. Il augmente notamment lorsque les clients paient tard ou que les stocks immobilisent davantage d'argent.

Bon de commande

Document qui formalise ce que l'entreprise achète, à quel prix et selon quelles conditions avant que le fournisseur ne livre ou ne facture. Il sert ensuite de référence pour contrôler la dépense.

Circuit de validation

Suite des personnes qui doivent contrôler puis autoriser un achat ou une facture selon son montant, son service ou sa nature. Le paiement n'est préparé qu'une fois les validations requises obtenues.

Délai de traitement

Temps convenu entre la réception d'une demande complète et son exécution. Il permet de mesurer la qualité du service et de distinguer un retard du prestataire d'un dossier bloqué faute d'information.

Durée de conservation

Période pendant laquelle un document doit rester accessible avant de pouvoir être détruit. Elle varie selon sa nature et selon les obligations légales, fiscales ou contractuelles applicables.

Écart budget-réel

Différence entre le montant prévu et le montant effectivement constaté sur une même période. Son analyse sert à comprendre si l'écart vient d'un volume, d'un prix, d'un retard ou d'un événement non prévu.

Échéance de paiement

Date limite à laquelle le client doit avoir réglé la facture. Elle sert de point de départ aux relances et, le cas échéant, au calcul des pénalités de retard.

Échéancier fournisseur

Liste des factures à payer, ordonnées par date limite et par fournisseur. Elle permet de préparer les règlements sans payer trop tôt ni dépasser les délais convenus.

Flux de travail

Enchaînement organisé des étapes d'un dossier, souvent appelé workflow : réception, affectation, contrôle, validation puis archivage. Un outil peut faire circuler automatiquement le dossier et signaler les blocages.

Gestion électronique des documents

Système, souvent abrégé en GED, qui centralise les fichiers, leurs informations de recherche, leurs versions et leurs droits d'accès. Il permet de retrouver un document et de savoir qui l'a ajouté ou modifié.

Imputation comptable

Affectation d'une dépense ou d'une recette à la catégorie prévue dans les comptes de l'entreprise, par exemple loyer, assurance ou vente de services. Cette classification détermine où l'opération apparaîtra dans les états comptables.

Indexation

Ajout d'informations structurées à un document, comme le fournisseur, la date, le numéro de facture ou le dossier concerné. Ces informations rendent la recherche fiable sans dépendre uniquement du nom du fichier.

Indicateur clé de performance

Mesure chiffrée, souvent appelée KPI, choisie pour suivre un objectif précis, comme le délai moyen de paiement ou le nombre de dossiers en retard. Sa règle de calcul doit rester stable pour permettre les comparaisons.

Journal comptable

Registre chronologique qui regroupe les opérations d'une même famille, comme les achats, les ventes ou la banque. La pré-saisie prépare les lignes qui seront ensuite contrôlées et intégrées dans ces registres.

Lettrage

Association d'une facture avec son règlement dans le compte d'un client ou d'un fournisseur. Les montants qui restent sans correspondance font ressortir les impayés, les paiements partiels ou les erreurs d'affectation.

Matrice des responsabilités

Tableau, parfois nommé matrice RACI, qui attribue à chaque étape la personne qui exécute, celle qui décide et celles qui doivent être consultées ou informées. Il évite les tâches oubliées ou validées deux fois.

Mise en demeure

Courrier formel demandant au débiteur de payer dans un délai précis et constatant officiellement son retard. Elle prépare le passage à un recouvrement plus contraignant si le règlement n'arrive pas.

Périodicité

Rythme auquel les données sont arrêtées et le rapport est produit : quotidien, hebdomadaire, mensuel ou trimestriel. Une fréquence plus élevée exige des sources plus régulièrement mises à jour.

Pièce justificative

Document qui prouve une opération, comme une facture, un reçu ou un relevé bancaire. Chaque montant préparé pour la comptabilité doit pouvoir être relié à une pièce lisible et complète.

Piste d'audit

Historique permettant de retracer les opérations effectuées sur un document : dépôt, validation, modification ou suppression. Il sert à démontrer l'origine du fichier et les contrôles réalisés.

Plan de classement

Arborescence commune qui indique où ranger chaque catégorie de document et comment la nommer. Elle évite que les contrats, factures ou courriers soient dispersés dans des dossiers personnels.

Plan de continuité

Organisation prévue pour maintenir les tâches administratives essentielles en cas d'absence, de panne ou d'indisponibilité des locaux. Elle précise les accès de secours, les remplaçants et les priorités.

Plan de trésorerie

Tableau prévisionnel qui place, mois par mois ou semaine par semaine, les encaissements et les décaissements attendus. Il fait apparaître à l'avance les périodes où le compte risque de manquer de liquidités.

Pré-saisie comptable

Préparation des informations d'une pièce avant leur validation par le comptable : date, fournisseur ou client, montant, taxe et catégorie de dépense ou de recette. Elle accélère la tenue comptable, mais ne remplace pas le contrôle professionnel final.

Procédure

Document qui décrit qui réalise une tâche, dans quel ordre, avec quels contrôles et quelles preuves à conserver. Il transforme une habitude orale en méthode reproductible.

Rapprochement à trois pièces

Contrôle croisé entre le bon de commande, la preuve de réception et la facture du fournisseur. La facture est validée seulement si les quantités, les prix et ce qui a réellement été reçu concordent.

Rapprochement bancaire

Comparaison entre les mouvements du relevé bancaire et les opérations enregistrées dans le suivi interne. Elle révèle les oublis, les doublons, les montants erronés et les paiements encore en circulation.

Relance amiable

Rappel adressé au client avant toute procédure de recouvrement forcé. Le professionnel suit généralement une séquence graduée : courriel, appel, courrier, puis mise en demeure.

Seuil d'alerte

Niveau de trésorerie fixé à l'avance en dessous duquel le professionnel doit prévenir l'entreprise. Il laisse le temps d'accélérer des encaissements, de différer une dépense ou de rechercher un financement.

Solde prévisionnel

Montant estimé sur le compte après prise en compte des entrées et sorties futures connues. Il ne correspond pas au solde bancaire du jour, car il inclut des opérations qui ne sont pas encore passées.

Source de données

Emplacement d'où provient chaque chiffre du rapport, par exemple un logiciel de facturation, un relevé bancaire ou un fichier commercial. L'identifier permet de contrôler le résultat et d'éviter que deux versions contradictoires circulent.

Tableau de bord

Vue synthétique qui rassemble les indicateurs utiles à une décision et montre leur évolution. Il ne contient pas toutes les données : il met en avant les résultats, les tendances et les alertes.

Taxe déductible

Part de taxe sur la valeur ajoutée payée sur certains achats que l'entreprise peut, sous conditions, retrancher de la taxe collectée sur ses ventes. La facture doit contenir les mentions requises et la dépense doit ouvrir droit à cette déduction.