Organisation de réceptions / Événementiel — vocabulaire professionnel

• Bon de commande

  Document qui confirme les prestations retenues, leur quantité, leur prix et leurs conditions. Une fois accepté, il engage généralement le client et le prestataire.

• Brief

  Synthèse des besoins du client : objectif, public, budget, ambiance, contraintes et résultats attendus. Elle sert de référence commune pour concevoir l'événement.

• Centre de table

  Composition décorative placée au milieu d'une table, souvent florale ou lumineuse. Sa hauteur et son volume sont étudiés pour ne pas gêner la vue ni les échanges entre invités.

• Conducteur

  Document qui décrit le déroulement de l'événement dans l'ordre, souvent minute par minute. Il indique les horaires, les interventions et les personnes responsables de chaque action.

• Créneau de montage

  Période pendant laquelle les prestataires sont autorisés à entrer dans le lieu pour installer le mobilier, la décoration et le matériel. Elle est distincte de l'horaire d'accueil des invités.

• Décor éphémère

  Élément conçu ou installé pour la durée de l'événement, puis démonté. Il peut être loué, réutilisé ou fabriqué spécialement pour le projet.

• Droit de bouchon

  Somme facturée par le lieu lorsque le client apporte ses propres boissons. Elle couvre généralement le service, la verrerie ou la gestion des bouteilles, selon le contrat.

• Feuille de route

  Document pratique remis aux intervenants avec les horaires, accès, contacts, missions et consignes utiles. Contrairement au conducteur, il précise surtout qui doit faire quoi et où.

• Fiche technique

  Document dans lequel un prestataire détaille ce dont il a besoin pour intervenir : espace, alimentation électrique, mobilier, horaires, accès et personnel d'assistance.

• Interlocuteur unique

  Coordinateur centralisant les demandes du client et les échanges avec les différents prestataires. Il transmet les décisions et contrôle leur cohérence afin d'éviter les consignes contradictoires.

• Jauge

  Nombre maximal de personnes que le lieu peut accueillir dans une configuration donnée. Il dépend notamment de la disposition des tables, des espaces de circulation et des règles de sécurité.

• Jour J

  Jour de réalisation de l'événement, pendant lequel le coordinateur supervise l'installation, l'accueil, le déroulement et le démontage.

• Mise en lumière

  Disposition et réglage des éclairages pour valoriser le lieu, les décors et les moments importants. Elle complète l'éclairage nécessaire pour circuler et travailler en sécurité.

• Office traiteur

  Espace réservé au traiteur pour stocker, dresser, réchauffer ou envoyer les plats. Ce n'est pas nécessairement une cuisine équipée pour préparer entièrement les repas.

• Plan d'implantation

  Plan qui positionne les tables, les chaises, la scène, le buffet, les équipements techniques et les passages. Il permet de vérifier que l'aménagement tient réellement dans l'espace.

• Planche d'ambiance

  Assemblage d'images, de couleurs, de matières et de références qui traduit l'univers visuel proposé. Il sert à valider une direction esthétique avant les achats et la fabrication.

• Régisseur

  Personne qui coordonne concrètement les équipes et les moyens techniques sur place. Elle veille au respect des horaires et règle les problèmes opérationnels pendant l'événement.

• Repérage technique

  Visite du lieu avec les prestataires pour contrôler les accès, dimensions, branchements électriques, zones de stockage et contraintes d'installation.

• Rétroplanning

  Calendrier construit à rebours depuis la date de l'événement. Il fixe les échéances de chaque décision, commande, installation et validation.

• Scénographie

  Conception de l'ambiance visuelle et de la mise en espace de l'événement. Elle organise les décors, couleurs, lumières et volumes pour produire un ensemble cohérent.

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