Saisie / Back-office — vocabulaire professionnel

Accusé de réception de commande

Confirmation envoyée au client dès que sa commande est enregistrée dans le système, indiquant qu'elle est prise en compte avant même d'être expédiée.

Bon de commande

Document qui formalise ce que le client achète, en quelle quantité et à quel prix ; c'est la pièce de référence utilisée pour vérifier la livraison et la facture.

Cadence de saisie

Nombre de fiches ou de caractères saisis par heure, utilisé pour chiffrer un devis à la tâche plutôt qu'au temps passé.

Champ obligatoire

Information qui doit impérativement être renseignée pour qu'une fiche soit enregistrée, afin d'éviter des dossiers incomplets qui bloquent un traitement plus tard.

Contrôle de cohérence

Vérification croisée entre plusieurs champs ou documents pour s'assurer qu'ils ne se contredisent pas, par exemple qu'une date de naissance correspond bien à un âge déclaré.

CRM

Logiciel qui centralise toutes les informations sur vos clients et prospects (coordonnées, historique d'échanges) pour que toute l'équipe travaille sur la même fiche à jour.

Délai de traitement

Temps qui s'écoule entre la réception d'un dossier complet et sa clôture ; c'est l'indicateur que le prestataire s'engage à respecter dans le devis.

Dématérialisation

Remplacement d'un document papier par sa version numérique équivalente, qui a la même valeur mais circule et se classe plus vite.

Double saisie

Une même donnée est saisie deux fois, souvent par deux personnes différentes, puis les deux versions sont comparées automatiquement pour repérer les fautes de frappe avant validation.

Doublon

Même information enregistrée deux fois sous une forme légèrement différente (majuscule, espace, faute de frappe), ce qui fausse les statistiques tant qu'il n'est pas fusionné ou supprimé.

Durée légale de conservation

Nombre d'années pendant lequel certains documents (factures, contrats, fiches de paie) doivent être gardés par obligation légale avant de pouvoir être détruits.

ERP

Logiciel unique qui centralise commandes, stocks et facturation afin que chaque service travaille sur les mêmes chiffres à jour, au lieu de fichiers séparés qui se contredisent.

GED

Gestion électronique des documents : système qui range chaque fichier numérisé selon des règles fixes (dossier, mots-clés, date) pour le retrouver en quelques secondes plutôt qu'en fouillant des classeurs.

Historique de modifications

Registre qui conserve les versions successives d'une fiche mise à jour, permettant de revenir en arrière si une modification s'avère être une erreur.

Import / export

Transfert en masse de données entre deux systèmes via un fichier (souvent au format tableau), plutôt que de ressaisir chaque fiche une par une.

Instruction de dossier

Ensemble des vérifications effectuées sur un dossier (pièces reçues, cohérence des informations) avant de le faire avancer à l'étape suivante, par exemple une validation ou un paiement.

Masque de saisie

Formulaire préformaté qui impose l'ordre et le format de chaque champ (date, montant, référence) pour que toutes les fiches soient remplies de façon identique et exploitables ensuite par un logiciel.

Métadonnées

Informations attachées à un document numérisé (date, auteur, type de pièce) qui permettent de le classer et de le rechercher sans avoir à le rouvrir.

Mise en forme

Reprise d'un document brut (texte, tableau) pour lui donner une présentation homogène et lisible, souvent selon une charte graphique imposée par le client.

Nettoyage de données

Passage systématique sur une base pour corriger les erreurs, harmoniser les formats et supprimer les doublons avant que les données ne soient réutilisées pour des décisions ou des envois.

OCR

Technologie de reconnaissance de caractères qui transforme l'image d'un texte scanné en texte réellement modifiable et recherchable, au lieu d'une simple photo du document.

Pièce justificative

Document qui prouve un fait déclaré dans le dossier (justificatif de domicile, facture, attestation) et sans lequel le dossier reste bloqué en attente.

Publipostage

Fusion automatique d'une liste de contacts avec un modèle de lettre pour générer en une fois autant de courriers personnalisés que de destinataires.

Rupture de stock

Situation où une commande ne peut pas être honorée immédiatement car l'article n'est plus disponible ; le back-office doit alors relancer le fournisseur ou reporter la livraison.

Taux d'erreur

Pourcentage de champs mal saisis constaté après contrôle, souvent inscrit comme engagement de qualité dans le devis (par exemple moins de 0,5 % d'erreurs).

Traçabilité

Capacité à retrouver qui a saisi ou modifié une donnée et à quel moment, ce qui permet de justifier un chiffre en cas de contrôle ou de litige.