Syndic de copropriété — vocabulaire professionnel

Appel d'offres

La mise en concurrence de plusieurs entreprises sur un même cahier des charges pour un chantier, afin de comparer les devis avant que l'assemblée générale ne choisisse un prestataire.

Appel de fonds

La demande de paiement envoyée chaque trimestre à chaque copropriétaire pour couvrir sa part du budget prévisionnel, calculée selon ses tantièmes.

Assurance multirisque immeuble

Le contrat souscrit par le syndic au nom de la copropriété pour couvrir les parties communes contre l'incendie, le dégât des eaux, la responsabilité civile, etc. ; il est distinct de l'assurance de chaque copropriétaire pour son propre logement.

Budget prévisionnel

L'estimation des dépenses courantes de l'immeuble pour l'année à venir (entretien, assurance, honoraires du syndic), votée en assemblée générale et qui sert de base au calcul des charges.

Carnet d'entretien

Le document obligatoire tenu par le syndic qui recense l'historique des travaux, contrats et diagnostics de l'immeuble. Il doit être remis à tout acheteur d'un lot.

Compte bancaire séparé

Le compte bancaire ouvert au nom de la copropriété (et non du syndic), obligatoire par la loi, sur lequel transitent tous les fonds de l'immeuble.

Contrat de maintenance

L'accord passé avec un prestataire (ascensoriste, chauffagiste, entreprise de nettoyage) pour l'entretien régulier d'un équipement commun, distinct d'une intervention ponctuelle.

Convention IRSI

L'accord entre assureurs qui fixe, en cas de dégât des eaux, quelle assurance (celle du copropriétaire ou celle de l'immeuble) prend en charge quoi, selon le montant des dégâts, pour éviter les conflits entre compagnies.

Convocation

Le courrier (papier ou email) que le syndic doit envoyer à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant l'assemblée générale, avec l'ordre du jour et les documents à étudier.

État daté

Le document que le syndic établit lors de la vente d'un lot, récapitulant les sommes dues et à recevoir par le vendeur vis-à-vis de la copropriété ; il est facturé au vendeur et son prix est encadré par la loi.

Expertise

La visite d'un expert mandaté par l'assurance pour évaluer les dégâts et chiffrer l'indemnisation ; en cas de désaccord, le copropriétaire ou la copropriété peut faire appel à un expert indépendant à ses frais.

Fonds de roulement

Une avance de trésorerie versée une fois par chaque copropriétaire à son entrée dans l'immeuble, pour permettre au syndic de payer les charges courantes sans attendre l'encaissement des appels de fonds.

Fonds de travaux

Une réserve d'argent obligatoire, alimentée chaque année par une cotisation de tous les copropriétaires, destinée à financer les futurs gros travaux (toiture, façade, ascenseur) sans devoir tout appeler d'un coup.

Franchise

La somme qui reste toujours à la charge de la copropriété après un sinistre, même si l'assurance rembourse le reste : elle est fixée dans le contrat et varie selon le type de sinistre.

Journal de chantier

Le registre tenu au jour le jour pendant les travaux, qui note l'avancement, les incidents et les décisions prises sur place ; il sert de preuve en cas de litige avec l'entreprise.

Maître d'œuvre

Le professionnel (architecte ou bureau d'études) chargé de concevoir les travaux, de suivre le chantier et de vérifier que l'entreprise respecte les plans, le budget et les délais, pour le compte de la copropriété.

Majorité absolue / simple

La règle de calcul des voix qui varie selon la décision : certaines résolutions demandent l'accord de la majorité des voix de tous les copropriétaires (absolue), d'autres seulement de ceux présents ou représentés (simple).

Mise en demeure

Le courrier formel envoyé à un copropriétaire qui n'a pas payé ses charges, dernière étape avant une action en recouvrement judiciaire (relance, puis mise en demeure, puis procédure).

Ordre du jour

La liste des questions qui seront soumises au vote pendant l'assemblée. On ne peut voter que sur ce qui y figure, rien d'autre ne peut être décidé sur place.

Parties communes

Les espaces et équipements de l'immeuble utilisés par tous (hall, escaliers, toiture, ascenseur, espaces verts), par opposition aux parties privatives appartenant à chaque copropriétaire.

Parties communes spéciales

Des parties communes qui ne servent qu'à certains copropriétaires (un escalier desservant un seul bâtiment dans une résidence à plusieurs bâtiments, par exemple) et dont les charges ne sont réparties qu'entre les lots concernés.

Procès-verbal (PV)

Le compte rendu officiel de l'assemblée : qui a voté quoi, avec quel résultat. Il est signé par le président de séance et engage tous les copropriétaires, même ceux qui étaient absents.

Quorum

Le nombre minimum de voix qui doivent être présentes ou représentées pour que l'assemblée puisse valablement se tenir et voter certaines résolutions.

Réception des travaux

L'étape officielle où la copropriété constate que les travaux sont terminés et conformes ; elle déclenche le point de départ des garanties légales (parfait achèvement, biennale, décennale).

Régularisation de charges

L'ajustement effectué après la clôture de l'exercice comptable, comparant les charges réellement dépensées aux provisions déjà versées : le copropriétaire reçoit un remboursement, ou doit payer un complément.

Relevé de compte individuel

Le document annuel qui détaille, pour chaque copropriétaire, tout ce qu'il a payé et tout ce qui lui a été facturé sur l'exercice, en miroir des comptes généraux de l'immeuble.

Réserves

Les défauts constatés lors de la réception des travaux et notés par écrit : l'entreprise doit les corriger, et tant qu'elles ne sont pas levées, une partie du paiement peut être retenue.

Sinistre

Tout événement (dégât des eaux, incendie, tempête) qui cause un dommage aux parties communes ou engage la responsabilité de la copropriété, et qui doit être déclaré à l'assurance.

Tantièmes

La part de copropriété attribuée à chaque lot (souvent proportionnelle à sa surface et son étage), exprimée en millièmes, qui sert à répartir les charges et les voix en assemblée.