Village vacances / Centre de vacances — vocabulaire professionnel

Acompte

Une somme versée à la réservation pour confirmer le séjour, à distinguer des arrhes : un acompte engage définitivement les deux parties, alors que des arrhes permettent d'annuler en perdant seulement cette somme.

Allergènes déclarés

L'affichage obligatoire, pour chaque plat proposé, des quatorze allergènes majeurs qu'il peut contenir (gluten, fruits à coque, lait...), afin que chaque convive puisse faire son choix en connaissance de cause.

Assurance responsabilité civile activités

La couverture qui prend en charge les conséquences d'un accident survenu pendant une activité encadrée par l'établissement, distincte de l'assurance personnelle du vacancier.

BAFA

Le diplôme qui atteste qu'un animateur est formé pour encadrer des enfants et des adolescents en accueil collectif, condition minimale pour travailler dans un club enfants.

Barème d'annulation

Le tableau qui fixe le pourcentage du séjour retenu par l'établissement en cas d'annulation, ce pourcentage augmentant à mesure que la date du séjour approche.

Buffet à thème

Une soirée de restauration organisée autour d'un thème précis (régional, exotique, festif), avec un menu et une décoration adaptés, souvent proposée en option payante.

Contingent de chambres

Le nombre de chambres réservées à l'avance par le village vacances pour un groupe ou une période donnée, garanti jusqu'à une date limite au-delà de laquelle les chambres non confirmées sont remises en vente libre.

Convention de séjour

Le contrat écrit qui fixe entre l'organisateur (école, entreprise, association) et l'établissement les conditions précises du séjour : dates, prestations incluses, tarifs et conditions d'annulation.

Demi-pension

Une formule où seuls le petit-déjeuner et un repas (en général le dîner) sont compris dans le prix, laissant le déjeuner libre.

Effectif prévisionnel

Le nombre de repas (ou « couverts ») estimé à l'avance pour organiser les achats et le service, servant de base au calcul du devis de restauration.

Facture globale

Une facture unique établie au nom de l'organisateur du groupe pour l'ensemble du séjour, plutôt qu'une facturation individuelle par participant.

Feuille de répartition

Le document qui liste chaque participant du groupe et la chambre qui lui est attribuée, transmis à l'établissement avant l'arrivée pour organiser l'accueil.

Forfait salle de réunion

Un tarif qui inclut la location d'un espace de réunion pour un séminaire, généralement avec l'équipement de base (vidéoprojecteur, paperboard), les pauses café étant parfois facturées en supplément.

Formule tout compris

Une formule club où repas, boissons courantes et accès aux activités du village sont inclus dans un forfait unique, sans supplément à régler sur place.

Grammage

La quantité précise de chaque aliment servie par portion, calculée pour équilibrer les repas et maîtriser le coût matière d'un buffet ou d'un menu.

Mini-club

Un espace d'animation réservé à une tranche d'âge précise (souvent les plus jeunes), avec des activités adaptées et un accès distinct du club ados.

Pension complète

Une formule où tous les repas de la journée (petit-déjeuner, déjeuner, dîner) sont inclus dans le prix du séjour, en général hors boissons qui restent facturées à part.

Plan de maîtrise sanitaire

Le protocole obligatoire qui encadre l'hygiène en restauration collective : température de conservation des aliments, traçabilité des produits et nettoyage des locaux.

Planning d'activités

Le programme affiché à l'avance qui détaille les animations proposées chaque jour, leurs horaires et les tranches d'âge concernées.

Taux d'encadrement

Le nombre réglementaire d'animateurs présents pour un nombre donné d'enfants, qui varie selon leur âge et le type d'activité proposée.

Taxe de séjour

Une taxe locale due par nuit et par personne, reversée à la commune, qui s'ajoute au prix du séjour et n'est pas toujours comprise dans le tarif affiché au départ.